Tin tức và sự kiện

Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2018 VEC Consultant

Ngày 20/4/2018, tại văn phòng Công ty cổ phần Tư vấn đường cao tốc Việt Nam đã diễn ra Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2018 với sự có mặt […]

Bổ nhiệm Trưởng phòng Quản lý kinh doanh Công ty cổ phần Tư vấn đường cao tốc Việt Nam

Sáng ngày 29/01/2017, Công ty cổ phần Tư vấn đường cao tốc Việt Nam đã tổ chức Lễ trao quyết định bổ nhiệm Trưởng phòng Quản lý kinh doanh đối với ông […]

HỘI NGHỊ NGƯỜI LAO ĐỘNG NĂM 2018 CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN ĐƯỜNG CAO TỐC VIỆT NAM

Thực hiện Nghị định số 60/2013/NĐ-CP ngày 19/6/2013 của Chính phủ quy định chi tiết khoản 3 Điều 63 của Bộ luật Lao động về thực hiện quy chế dân chủ ở […]

10 nguyên tắc để có một email chuyên nghiệp

Email là phương tiện liên lạc thông dụng và hữu hiệu nhất trong kinh doanh thời hiện đại. chúng ta sử dụng email để trao đổi thông tin, báo cáo, điều hành, bán hàng, khiếu nại và hàng tỷ việc khác. Email được dùng để liên lạc với khách hàng, giữa các phòng ban, thậm chí là giữa các cá nhân trong cùng một phòng ban.
 
 
Trong thời buổi toàn cầu hóa, nhiều đối tác không hề gặp mặt mà làm ăn cách nhau nửa vòng trái đất, chỉ nhìn vào email mà tưởng tượng ra đối phương. Do đó, việc sử dụng email một cách hữu hiệu là kỹ năng phải có đối với tất cả các nhân viên văn phòng thời hiện đại. Bạn đã sử dụng công cụ email một cách hiệu quả và chuyên nghiệp chưa, hãy kiểm chứng 10 nguyên tắc sau
1. Sử dụng email đúng dịp
Hãy nhớ rằng, email không phải là phương tiện liên lạc cho mọi trường hợp. Hãy sử dụng email trong những trường hợp sau:
  • Nội dung liên lạc cần được lưu lại (cần để tham khảo/đối chiếu/chứng cứ)
  • Đối tượng liên lạc không tiện trao đổi qua điện thoại hoặc gặp mặt trực tiếp
  • Nội dung trả lời không cần thiết phải tức thì (Nếu cần trả lời tức thì nên yêu cầu rõ trong mail gửi hoặc căn cứ theo tính khẩn cấp của nội dung mail).
  • Nội dung email cần phải gửi cho nhiều người ở nhiều địa điểm khác nhau
  • Nội dung không đòi hỏi việc tranh luận và trao đổi liên tiếp
Check email đúng lúc
 
2. Cài đặt email chuyên nghiệp
Để email của bạn được đón nhận tốt và có được sự tin tưởng từ cái nhìn đầu tiên, hãy cài đặt ngay:
  • Background luôn luôn trắng, tuyệt đối không sử dụng background màu mè
  • Chỉ dùng màu mực đen hoặc xanh đậm cho toàn bộ mail. Tuy nhiên đôi chỗ có thể dùng mực khác màu (ví dụ: màu đỏ) nhằm muốn người đọc lưu ý đến các điểm quan trọng trong mail.
  • Chỉ dùng những font chữ Unicode thông dụng như Arial, Time New Roman, Tahoma
  • Không dùng chức năng tô đậm (bold) và viết chữ in (ABC) cho toàn bức thư.
  • Luôn cài đặt phần chữ ký (signature) với đầy đủ tên, chức vụ, đơn vị công tác và thông tin liên lạc của bạn với các người nhận mail bên ngoài công ty. Riêng email nội bộ có thể cần hoặc không cần tùy theo trường hợp cần thiết.
  • Lấy email tên mình, toàn chữ và càng ngắn càng tốt. Tránh lấy những địa chỉ email thiếu chuyên nghiệp  và khó nhớ như badboy_sg@, Alaninluv@, Tramy2005@, Tracy_love_u@
3. Quy luật chung cho nội dung email
Thông thường, người đọc email thường có xu hướng đọc rất nhanh và nhấn “reply” ngay khi họ thấy được vấn đề và muốn phản hồi. Điều này dễ dẫn đến việc người đọc bỏ sót thông tin. Do đó, nội dung email phải tuân theo những quy luật sau:
  • Mỗi email chỉ viết về 1 vấn đề
  • Không spam mail, hãy enter địa chỉ email của mỗi người 1 lần.
  • Viết thật ngắn gọn, ngôn ngữ thật đơn giản, dễ hiểu, súc tích. Tránh viết dài lê thê, khó hiểu.
  • Tuyệt đối không viết những ngôn ngữ @ hay sai chính tả như “2day I buy lunch 4 you”, “khách hàng là người iu thích kinh doanh” hay “muốn mở lớp muh hông có giáo viên”
  • Cần có cách hàng giữa các ý
  • Sử dụng nhiều gạch đầu dòng (bullets point) hoặc số (numbering) nếu có thể
  • Ở cuối thư, luôn ghi rõ bạn mong đợi điều gì ở người nhận
  • Đọc lại một lần trước khi nhấn “send” để sửa lỗi (rất thường xảy ra vì chúng ta luôn có xu hướng đánh máy rất nhanh khi viết email)
Quy luật chung của nội dung email
 
4. Viết Subject (Tiêu đề) phải có ý nghĩa tóm tắt nội dung mail
Mỗi ngày nhân viên văn phòng nhận được rất nhiều email, trường hợp của tôi, tôi phải xử lý hơn 50 email mỗi ngày, do đó, việc viết subject của email rất quan trọng, nó là yếu tố quyết định email của bạn có được đọc hay không, được đọc trước hay sau và đọc kỹ hay không
Subject không được quá dài, nhưng phải đủ nghĩa và là tóm tắt cụ thể nhất cho chủ đề của nội dung email. Ví dụ:
 
Subject tồi:
  • Quick question (câu hỏi nhanh)
  • Important, read now (quan trọng, đọc ngay)
Subject tốt:
  • Royal 2009 schedule announcement (Thông báo lịch học Royal 2009)
  • Thông tin tham quan chi nhánh CLBT thứ sáu 20/8
Đối với các email bạn gửi cho nhiều hộp mail khác nhau (yahoo, gmail, hotmail), hoặc hộp mail có đuôi lạ, Subject nên giữ ở tình trạnh không dấu và không có các ký tự lạ để tránh trường hợp đối phương không đọc được
 
Viết nội dung email cô đọng, ý nghĩa
 
5. Trình bày rõ ràng
Cho dù email là phương tiện liên lạc không phải là trang trọng, chúng ta luôn phải trình bày rõ ràng để người nhận có thể hiểu rõ nội dung thông tin muốn chuyển tải. Một email tốt luôn được xây dựng trên 4 phần chính cho dù dài ngắn
  • Chào: “Dear …” hoặc “Hi …”
  • Nhắc đến vấn đề mà mình muốn trao đổi
  • Đưa ra ý kiến hoặc đề nghị của mình
  • Kết thúc thư bằng câu chào như “Regards” hoặc “Your faithfully”
  • Nhất là khi email cho khách hàng hoặc cho nhóm đông người thì cần phải cẩn thận hơn với việc trình bày
Trình bày rõ ràng
 
6. Tránh gửi attachment (Tập tin đính kèm) quá lớn
Mở attachment quá lớn là một trong những điều mà đa số người nhận mail ghét nhất, do đó, trừ những trường hợp cần thiết, hãy dán nội dung thẳng vào email. Hoặc đối với những attachment quá phức tạp, không thể dán, hãy tóm tắt những con số chính và nội dung email để người xem có thể nắm được sơ bộ tình hình trước khi quyết định có mở attachment ra hay không. Điều này phải được áp dụng triệt để trong các báo cáo hàng ngày.
 
Tránh gửi attachment
• Chỉ sử dụng file đính kèm khi cần thiết.
• Email có thể có hai dạng khác nhau:
1. Inline plain text
2. Attachment
Inline palin text là những văn bản bình thường mà bạn viết trong thư.
Attachment là một file trong máy tính của bạn (ví dụ như một file tài liệu .Doc hay bức ảnh .Gif) mà bạn đính kèm hay thêm vào Email. Khi một người nào đó nhận được một bức Email với văn bản bình thường (Inline text), họ có thể đọc nó trực tiếp. Khi họ nhận được một file đính kèm (attachment) họ buộc phải mở file đính kèm bằng chương trình thích hợp (ví dụ như Word hay Photoshop, Corel Draw). Có rất nhiều vấn đề cần lưu ý với file đính kèm:
a. Người nhận không có chương trình thích hợp để mở file đính kèm. Trong trường hợp này tốt nhất bạn nên convert file này sang dạng pdf trước khi gửi cho người nhận.
b. Với những file có định dạng office (.doc, .xls, .ppt …) thì nên chia sẻ file trên onedriver hoặc Box
c. File đính kèm có thể mang theo Virus (!!)
d. Một số file đính kèm có kích thước lớn có thể phải mất rất nhiều thời gian Download.
Nhiều người không hề thích nhận file đính kèm. Thường thường tốt hơn là nên gửi inline text. Chỉ gửi file đính kèm khi không thể gửi thông tin bằng inline text được và bạn phải chắc chắn người nhận đồng ý.
7. Vai trò của bạn?
Bạn có thể gửi email cho người khác bằng cách điền địa chỉ email của họ vào 1 trong 3 phần: To, Cc và Bcc. Tuy nhiên, mỗi phần phần này đều mang 1 ý nghĩa khác nhau, do đó, hãy cẩn thận khi điền địa chỉ email người nhận. Tương tự, hãy để ý xem địa chỉ email của mình nằm ở đâu khi nhận được email từ người khác
  • To : email này gửi trực tiếp cho bạn, đương nhiên bạn đóng vai trò chính trong việc xử lý thông tin. Người gửi mong đợi phản hồi từ bạn
  • Cc : Người gửi muốn bạn biết thông tin này. Tuy nhiên, bạn không cần thiết phải trả lời hoặc không cần thiết phải xử lý những vấn đề được nhắc tới trong nội dung email
  • Bcc : Người gửi muốn bạn biết thông tin này một cách bí mật. Trong trường hợp bạn có muốn đóng góp ý kiến hay phản hồi, bạn cũng không nên click «Reply to all»
·         Vai trò email của bạn
8. Trả lời nhanh
Hãy cố gắng trả lời ngay những email nhận được, điều này tỏ ra thiện chí của bạn. Nếu bạn quá bận, chưa thể xử lý ngay email được, có thể đặ chức năng “trả lời tự động” với nội dung như: «… Tôi đã nhận được email của bạn, nhưng chưa có thời gian xử lý, tôi sẽ phản hồi nhanh nhât có thể …»
 
9. Giữ các thông tin liên quan và trong cùng một đầu mối
–   Hãy cân nhắc khi tạo một email mới, khi bạn email về một vấn đề đã được khởi đầu, hãy email cho đối tác bằng các «Reply» hoặc «Reply to all» lại các thư trao đổi cũ. Nhờ vào việc này, các đối tác liên quan có thể tham khảo, xem lại các thông tin cũ và bức tranh của cuộc trao đổi được toàn diện hơn
–   Nếu bạn liên tiếp tạo các email mới, có thể bạn sẽ tiết kiệm chút thời gian nhưng người nhận sẽ rất khó khăn để tìm lại những thông tin cũ để xem quá trình làm việc của các bên đã đến đâu rồi. Nhất là với một người bận rộn và có nhiều email thì việc này là hoàn toàn không dễ dàng và thoải mái chút nào. Và một tâm trạng không thoải mái như vậy, chắc hẳn sẽ làm giảm nhiệt tình hợp tác của họ
 
Giữ email trong cùng 1 đầu mối
 
10. Tỏ ra Tôn Trọng và Tự Trọng
–   Trước khi nhấn «Reply to all» thay vì «Reply», hãy cân nhắc.
–   Trước khi forward email của 1 người cho người khác, hãy hỏi ý của tác giả email đó. Nếu nội dung email yêu cầu bạn làm 1 điều mà bạn không thể, hoặc không đúng chức năng, bạn có thể forward cho người khác theo chức năng của họ để yêu cầu, đề nghị được thực hiện.
–   Những trường hợp sử dụng email như sau là TUYỆT ĐỐI CẤM KỴ tại Doanh nghiệp: 
  • Lưu mật khẩu tự động.
  • Forward email của người/nhóm này cho người/nhóm khác với mục đích trêu trọc hay đùa bỡn
  • Sử dụng email công ty để làm việc riêng, tán dóc
  • Sử dụng email công ty để bàn luận chính trị, nói xấu chế độ
  • Phát tán nội dung đồi trụy, bất hợp pháp
  • Gửi những thông tin rất quan trọng và cơ mật

Tổng hợp: Vũ Đức Long